Haider-IT

Datenschutzhinweise für PlanWork

Stand: 28. September 2026. Diese Anbieterinformation beschreibt die Datenverarbeitung in PlanWork. Welche Funktionen, Rechtsgrundlagen, Empfänger und Aufbewahrungsfristen in Ihrem Betrieb gelten, legt der verantwortliche Kundenbetrieb fest und erläutert sie in seinem eigenen Datenschutzhinweis.

Verantwortlichkeiten und Kontakt

Für die Verarbeitung von Mitarbeiter- und Kundendaten zur Organisation des Betriebs ist grundsätzlich Ihr Arbeitgeber beziehungsweise der PlanWork-Kundenbetrieb verantwortlich. Wenden Sie sich mit Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen zunächst an dessen Datenschutzkontakt. Haider-IT verarbeitet diese Daten bei einem entsprechend vereinbarten Hosting- oder Supportauftrag nach dokumentierter Weisung. Bei einer selbst betriebenen Installation ergibt sich ein Zugriff von Haider-IT nicht automatisch aus der Nutzung der Software.

Für eigene Vertrags-, Abrechnungs- und Kontaktvorgänge ist Haider-IT, Inhaber Andras Haider, Obere Waldrandsiedlungsgasse 37, 8680 Mürzzuschlag, Österreich verantwortlich. Kontakt: andreas.haider@haider-it.at. Hierfür gelten ergänzend unsere allgemeinen Datenschutzhinweise.

Daten und Zwecke nach aktivierten Funktionen

• Benutzer und Berechtigungen: Kontaktdaten, Anmeldung, Rollen und Zuordnungen für den berechtigten Zugriff.
• Planung und Arbeitszeit: Einsätze, Verfügbarkeit, Qualifikationen, Abwesenheiten, Arbeits- und Pausenzeiten zur Organisation und Dokumentation der Arbeit.
• Standortnachweise: bei aktivierter und rechtlich begründeter Erfassung Standort, Genauigkeit und Prüfstatus zu einer konkreten Arbeitszeitaktion. Eine Browserfreigabe ersetzt nicht die erforderliche arbeits- und datenschutzrechtliche Grundlage.
• Gesundheitsdaten: Abwesenheitsgründe und gegebenenfalls Krankheitsnachweise erfordern neben Art. 6 eine passende Ausnahme nach Art. 9 DSGVO. Sie sind besonders zu beschränken und nicht allgemein für Planer oder Führungskräfte freizugeben.
• Kundenportal und Dokumente: Ansprechpartner, Aufträge, Rückmeldungen, Angebote und Rechnungen, beschränkt auf die jeweils berechtigten Kunden.
• Betriebs- und Sicherheitsprotokolle: erforderliche technische Ereignisse und Änderungsvorgänge zur Fehlerbehebung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

KI-Planungs-Copilot

Bei aktiviertem Copilot interagieren Sie mit einem KI-System. Es verarbeitet Ihre Eingaben und den für die Anfrage freigegebenen betrieblichen Kontext. Antworten und Vorschläge können unvollständig oder falsch sein und müssen fachlich geprüft werden. Planänderungen benötigen eine bewusste menschliche Entscheidung. Gesundheitsnachweise, geheime Zugangsdaten und nicht benötigte personenbezogene Informationen gehören nicht in den Chat.

Modell, Betreiber, Hostingort, erlaubter Kontext und mögliche externe Empfänger müssen für die jeweilige Installation festgelegt und offengelegt werden. Ein lokaler Standardwert im Programm ist kein Nachweis für einen tatsächlich lokalen Betrieb. Personenbezogene Einsatzvorschläge können zusätzliche Pflichten nach der KI-Verordnung auslösen; eine menschliche Bestätigung allein schließt dies nicht aus.

Aufbewahrung und Löschung

Aufbewahrungsfristen werden vom verantwortlichen Kundenbetrieb entsprechend Zweck und Rechtsgrundlage festgelegt. Die Website-Formularfrist von 90 Tagen gilt nicht automatisch für Daten in PlanWork. Arbeitszeit- und Buchführungsunterlagen, Standortnachweise, KI-Chats und Auditdaten benötigen jeweils eine eigene Regel. Die vorhandene Softwarekonfiguration und tatsächlich laufende Bereinigung sind vor Nutzung mit echten Daten zu prüfen. Ein konkreter Rechtsfall kann eine dokumentierte, befristete Aufbewahrung erfordern. Diese Website-Veröffentlichung ändert keine PlanWork-Installation.

Empfänger, Drittlandverarbeitung und Schutz

Hosting, E-Mail, Karten-/Adressdienste, KI und Support können je Installation unterschiedliche Dienstleister einbeziehen. Maßgeblich sind die tatsächlichen Konfigurationen, der Vertrag zur Auftragsverarbeitung und die Unterauftragnehmerliste. Der Haider-IT-Mailbetrieb nutzt Oracle in Phoenix, USA; Einzelheiten und der Stand der Transferprüfung stehen in der allgemeinen Datenschutzerklärung. Ein Kundenbetrieb muss diesen Kommunikationsweg und andere Drittlandverarbeitungen in seine eigene Prüfung einbeziehen.

Zugriffe müssen nach Aufgaben und Mandanten getrennt sein. Exporte und lokal gespeicherte Dokumente sind außerhalb von PlanWork ebenfalls zu schützen und nach ihrem Zweck zu löschen. Bei Wiederherstellungen sind bereits fällige Löschungen erneut anzuwenden.

Ihre Rechte und betriebliche Information

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie gegebenenfalls Widerruf. Der Kundenbetrieb prüft Ihren Antrag und darf erforderliche Nachweise nicht allein wegen einer pauschalen Löschfrist entfernen. Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.

Vor Nutzung mit echten Mitarbeiterdaten sind der betriebliche Datenschutzhinweis, die Rechtsgrundlagen, erforderliche Beteiligungsrechte und eine gegebenenfalls notwendige Datenschutz-Folgenabschätzung zu vervollständigen. Öffentliche Demo-Zugänge dürfen ausschließlich mit Beispieldaten verwendet werden.