PlanWork von Haider-IT · Österreich
PlanWork-Musterfallstudie: Bau und Handwerk
Fiktives Beispiel · Bau und Handwerk
Ein zusätzlicher Baustellenauftrag, ein Personalausfall und eine Werkstattsperre: So greifen Kundenverwaltung, Teamplanung, Betriebsmittel, Arbeit vor Ort und Abrechnung ineinander.
Fiktive Musterfallstudien · Alle Betriebe, Personen, Aufträge und Zahlen sind frei gewählte Demodaten. Produktaufnahmen zeigen echte PlanWork-Oberflächen. Keine Kundenreferenz und keine gemessenen Kundenergebnisse.
Beispielwoche ab 5. Oktober 2026: laufender Baustelleneinsatz am 5., Zusatzauftrag am 6. · fiktive Demodaten
01 · Bau und Handwerk
Aus einer Anfrage wird ein klarer Auftrag
Die Ausgangslage
Ein zusätzlicher Auftrag für die Baustelle Musterweg 1 kommt herein. Das Büro braucht eine eindeutige Leistungsbeschreibung, den richtigen Ansprechpartner und eine Angebotsgrundlage, bevor es Mitarbeitende einteilt.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Das Büro legt Musterbau Auftraggeber als Kunden und die Baustelle als Objekt an. Ansprechpartner, Einsatzhinweise und Leistungsregeln bleiben beim Auftrag erreichbar.
- Es erstellt ein Angebot mit nachvollziehbaren Positionen und prüft die PDF-Vorschau. Der Auftraggeber kann ein freigegebenes Angebot online annehmen.
- Nach der Annahme verwendet das Büro die gespeicherten Kundendaten und vereinbarten Leistungen für die weitere Planung und Abrechnung.
Der Nutzen im Ablauf
Kundenkontakt, Einsatzort und vereinbarte Leistung gehören zusammen. Das Büro muss den Auftrag nicht aus mehreren losen Notizen rekonstruieren.
Alle dargestellten Namen, Konditionen und Dokumente sind fiktive Demodaten. Eine Online-Annahme ersetzt nicht die betrieblich erforderliche Prüfung der Vereinbarung.
02 · Bau und Handwerk
Drei Teams, drei Baustellen und ein Ausfall
Die Ausgangslage
18 Mitarbeitende arbeiten in drei Teams. Ein zusätzlicher Einsatz am 6. Oktober trifft auf eine Abwesenheit. Eine Verschiebung darf andere Baustellen und vorhandene Reservierungen nicht aus dem Blick verlieren.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Mitarbeitende sind Teams und Abteilungen zugeordnet. Arbeitszeitgruppen, Zuständigkeiten, Qualifikationen und Verfügbarkeiten geben der Disposition eine belastbare Grundlage.
- Die Einsatzleitung öffnet den Kalender, prüft Einzeltermine, offene Arbeit und Abwesenheiten und teilt eine passende Vertretung ein.
- Wiederkehrende Wartungs- und Serviceeinsätze lassen sich als Serien mit Intervallen und Feiertagsregeln führen. Eine dauerhafte Änderung gilt ab dem gewählten Datum.
Der Nutzen im Ablauf
Die Leitung sieht Zusammenhänge zwischen Baustellen und Teams. Eine Vertretung lässt sich im bestehenden Plan prüfen und gezielt zuordnen.
Die Vertretung ist eine bewusst getroffene Dispositionsentscheidung. Verfügbarkeit allein besagt noch nicht, dass jemand für jede Aufgabe geeignet ist.
03 · Bau und Handwerk
Planungsalternativen prüfen, bevor sich der Plan ändert
Die Ausgangslage
Der Personalausfall wirft die Frage auf, welcher Ersatz zum Auftrag passt und welche weiteren Einsätze betroffen wären. Die Einsatzleitung möchte Alternativen vergleichen.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Der regelbasierte Planungsassistent unterstützt die Suche nach geeigneten Einteilungen anhand der hinterlegten Planungsdaten.
- Eine Abwesenheitssimulation hilft, Auswirkungen auf den Plan zu betrachten, bevor die Leitung eine neue Einteilung festlegt.
- Mit aktiver KI-Anbindung und entsprechenden Rechten kann der Copilot Analysen, Simulationen und Planungsentwürfe unterstützen. Schreibende Änderungen benötigen eine ausdrückliche Bestätigung.
Der Nutzen im Ablauf
Die Leitung kann Vorschläge mit ihrem Wissen über Baustelle, Team und Auftrag vergleichen. Die Entscheidung bleibt nachvollziehbar beim berechtigten Nutzer.
Die Bilder dieser Fallstudie belegen den Kalenderablauf. Eine erfolgreiche KI-Antwort oder KI-Änderung wird nicht vorgetäuscht; die KI-Nutzung setzt eine aktive Anbindung und Freigaben voraus.
04 · Bau und Handwerk
Das Team ist frei. Ist es das Gerät auch?
Die Ausgangslage
Für den laufenden Einsatz am 5. Oktober prüft die Leitung Fahrzeug und Gerät. Eine Werkstattsperre betrifft dieses Zeitfenster. Auch der zusätzliche Auftrag am 6. Oktober braucht eine eigene Verfügbarkeitsprüfung und einen berechtigten Bediener.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Die Einsatzleitung hinterlegt den Bedarf nach Gerätetyp und Menge oder wählt ein konkretes Betriebsmittel. Bestehende Belegungen, Sperrzeiten und Planungspuffer werden bei der Prüfung berücksichtigt.
- Sie prüft eine alternative Zuordnung für die Werkstattsperre am 5. Oktober. Für den Zusatzauftrag am 6. Oktober gleicht sie Fahrzeuge und Geräte erneut mit dessen Einsatzzeitraum ab.
- Zum Gerät ordnet sie einen berechtigten Bediener anhand der hinterlegten Qualifikationen und erlaubten Personen zu.
Der Nutzen im Ablauf
Team, Gerät und Fahrzeug lassen sich gemeinsam prüfen. Die Disposition erkennt die Werkstattsperre vor der geplanten Ausführung.
Bestimmte Konflikte können berechtigte Nutzer ausdrücklich bestätigen. Fällige Geräteprüfungen erscheinen als Hinweise; sie sind keine automatische Betriebsfreigabe.
05 · Bau und Handwerk
Geräte planen und Verbrauchsmaterial vorbereiten
Die Ausgangslage
Das passende Gerät ist eingeteilt. Für denselben Einsatz braucht das Team zusätzlich Verbrauchsmaterial aus dem Firmenlager. Das ist eine andere Frage als die zeitliche Geräteverfügbarkeit.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Im Inventar führt der Betrieb Gerätezuordnung, Transfers und Prüftermine. In der Materialverwaltung pflegt er Artikel, Firmenlager und gebuchte Bestände.
- Für den Auftrag legt das Büro eine Materialanforderung an, reserviert benötigte Mengen und bereitet die Lieferung vor. Lieferungen, Teilrückgaben und Korrekturen bleiben nachvollziehbar.
- Verrechenbares Material kann mit den nötigen Rechten in die Abrechnung übernommen werden; hinterlegte Materialkosten fließen in die passende Auswertung ein.
Der Nutzen im Ablauf
Die Mannschaft kann die benötigten Materialien vorbereiten. Gerätebelegung und mengenbezogener Lagerbestand bleiben verständlich getrennt.
Das Verbrauchsmaterialmodul und seine Rechte müssen verfügbar und eingerichtet sein. Gezeigt wird die aktuelle Produktdemo; Einrichtung und Versionsverfügbarkeit werden für den jeweiligen Betrieb geklärt.
06 · Bau und Handwerk
Der Einsatz wird zum persönlichen Arbeitstag
Die Ausgangslage
Die eingeteilten Mitarbeitenden brauchen ihre Aufgaben vor Ort. Das Büro möchte tatsächliche Zeiten prüfen, ohne die Planung mit ungeprüften Zeitangaben gleichzusetzen.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Im Workhub sehen Mitarbeitende ihre persönlichen Einsätze und Hinweise auf dem Smartphone. Sie können den Timer nutzen oder Arbeitszeit eintragen.
- Bei einer fehlenden oder falschen Buchung reichen sie eine Korrektur ein. Abwesenheiten werden über den vorgesehenen Antrag und die zuständige Freigabe bearbeitet.
- Das Büro kontrolliert Zeitangaben und Abweichungen und gibt sie mit den passenden Rechten frei. Für einen stationären Einstieg steht RFID mit geeigneter Hardware als zusätzliche Möglichkeit bereit.
Der Nutzen im Ablauf
Ein persönlicher Einsatz und die dazu erfasste Arbeit bleiben zugeordnet. Korrekturen können geprüft werden, statt unbemerkt in die Auswertung zu gelangen.
Die Smartphone-Aufnahme ist eine echte Webansicht mit Demodaten. Sie belegt keinen physischen RFID-Kartenscan.
07 · Bau und Handwerk
Leistung und Abweichung am Einsatz festhalten
Die Ausgangslage
Bei der Baustelle gibt es eine Besonderheit, die der Auftraggeber später nachvollziehen soll. Eine reine Zeitbuchung beschreibt nicht, was erledigt wurde.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Die Mannschaft arbeitet die hinterlegte Checkliste ab und dokumentiert Abweichungen am Einsatz.
- Geeignete Fotos und Objekt- oder Kundennachrichten ergänzen die Dokumentation. Bei vorgesehenen Unterschriften steht die Erfassung am Einsatz zur Verfügung; das Beispiel zeigt keinen unterschriebenen Abschluss.
- Das Büro kontrolliert den Nachweis und entscheidet, welche Angaben im Kundenportal freigegeben werden.
Der Nutzen im Ablauf
Aus Zeit, Checkliste und Dokumentation entsteht ein nachvollziehbarer Leistungsnachweis. Der Auftraggeber erhält die dafür freigegebenen Informationen.
Im gezeigten Beispiel ist der Zeiteintrag abgeschlossen, die Qualitätsfreigabe steht noch aus. Die Checkliste ist erledigt und die Muster-Fotobelege sind für den Kunden sichtbar. Eine Kundenunterschrift oder abgeschlossene Abnahme wird hier nicht gezeigt.
Die Fotoanlagen sind eigens gezeichnete und als fiktiv gekennzeichnete Musterschemata. Sie zeigen die Dokumentationsfunktion, keine reale Baustelle, Reinigung oder Kundenabnahme.
08 · Bau und Handwerk
Vom Auftrag zur Rechnung und zum Zahlungsstand
Die Ausgangslage
Der Auftrag ist ausgeführt. Das Büro braucht eine prüfbare Rechnung und möchte Teilzahlungen oder einen offenen Restbetrag erkennen.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Das Büro übernimmt passende Angebotsdaten, prüft Positionen und Material und erstellt eine Einzelrechnung. Kalkulationsdaten lassen sich am Rechnungsprozess bearbeiten und als XLSX laden oder ausgeben.
- Es prüft PDF und Dokumentlayout, stellt freigegebene Unterlagen bereit und nutzt bei eingerichtetem Konto das Mail-Center. Freie Schreiben und Mahnungen lassen sich mit den vorgesehenen Dokumentvorlagen erstellen.
- Zahlungseingänge werden der Rechnung zugeordnet. Ein CSV-Import kann Zuordnungsvorschläge liefern; ein berechtigter Nutzer bestätigt die Buchung. Offene Restbeträge bleiben für die weitere Bearbeitung sichtbar.
Der Nutzen im Ablauf
Leistungsumfang, Rechnung und Zahlungsstand lassen sich aufeinander beziehen. Das Büro erkennt, ob eine Forderung noch offen ist.
CSV-Import ist kein automatischer Bankzugriff. Die Demo belegt keinen echten Mailversand oder Zahlungsvorgang. Dauerrechnungen und automatische Mahnläufe brauchen Einrichtung; Stripe ist optional.
Fiktives Rechenbeispiel: Rechnung DEMO-BAU-R-001 über 2.400 € netto beziehungsweise 2.880 € brutto. Eine zugeordnete Teilzahlung von 1.440 € lässt 1.440 € offen.
09 · Bau und Handwerk
Aufwand und Erlöse zum Objekt vergleichen
Die Ausgangslage
Die Betriebsleitung möchte beurteilen, wie der Auftrag im Verhältnis zur Planung steht. Dafür braucht sie mehr als den Rechnungsbetrag.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Die Auswertung stellt geplante, tatsächlich erfasste und verbleibende Stunden zum Objekt gegenüber.
- Hinterlegte Kostensätze, Material und sonstige Kosten werden mit erwarteten beziehungsweise fakturierten Erlösen verglichen.
- Die Leitung prüft Deckungsbeitrag und Hinweise auf fehlende Daten, bevor sie Schlüsse für die nächste Kalkulation zieht. Arbeitszeitauswertungen können für die weitere Bearbeitung exportiert werden.
Der Nutzen im Ablauf
Die Leitung bekommt eine gemeinsame Grundlage für die Nachkalkulation und sieht, welche Angaben noch fehlen.
Beispielbeträge sind fiktiv. Der Deckungsbeitrag aus hinterlegten Daten ist keine vollständige Gewinnrechnung und kein nachgewiesener Kundenerfolg.
10 · Bau und Handwerk
Der Auftraggeber sieht die freigegebenen Ergebnisse
Die Ausgangslage
Nach dem Einsatz fragt der Auftraggeber nach dem Leistungsstand und der Rechnung. Das Büro möchte Informationen gezielt bereitstellen.
So arbeitet der Musterbetrieb in PlanWork
- Der Kunde erhält einen separaten Portalzugang mit den für ihn freigegebenen Bereichen.
- Er sieht freigegebene Einsätze, Checklistenergebnisse, vorhandene Fotos und Rechnungen. Interne Angaben bleiben vom jeweiligen Freigabeumfang abhängig.
- Über das Portal kann er Feedback geben. Das Büro bearbeitet die Rückmeldung beim passenden Kunden und Objekt.
Der Nutzen im Ablauf
Der Auftraggeber kann bereitgestellte Leistungen und Dokumente selbst aufrufen. Das Büro hat einen konkreten Bezug für Rückfragen.
Das Kundenportal ist optional und benötigt Einrichtung, Zugänge und Freigaben. Die Fallstudie zeigt eine fiktive Auftraggeberansicht.
Für Ihren Betrieb
Mit einem kontrollierten Probeeinsatz beginnen
- Arbeitsablauf, benötigte Bereiche und Zuständigkeiten besprechen.
- Firmendaten, Kunden, Objekte, Arbeitszeiten, Rollen und Rechte einrichten.
- Einen Probeeinsatz mit Zeiterfassung, Nachweis und Rechnung kontrollieren.
- Portal, Betriebsmittel, Material und optionale Anbindungen passend ergänzen.
Persönliche Einstellungen wie Sprache und Ansichten, eigene Zugänge, Zuständigkeiten und Support gehören ebenfalls zur Einführung. Rollen und Bereichsrechte bestimmen, wer Daten sieht, bearbeitet und freigibt; Änderungen können im Protokoll geprüft werden.
Sind das echte Kundenberichte?
Nein. Beide Betriebe, Personen, Aufträge, Rückmeldungen und Zahlen sind fiktiv. Die Bilder zeigen echte PlanWork-Oberflächen mit eigens angelegten Demodaten. Es werden keine gemessenen Kundenergebnisse oder Testimonials behauptet.
Was unterscheidet Geräteverfügbarkeit vom Materialbestand?
Bei Geräten und Fahrzeugen geht es um Zeiträume: Belegungen, Sperrzeiten und Puffer. Bei Verbrauchsmaterial geht es um gebuchte Mengen, Anforderungen, Lieferungen und Rückgaben im Lager. Beide Abläufe werden getrennt geführt.
Verhindert PlanWork jede Doppelbuchung?
Die Verfügbarkeitsprüfung macht Belegungen und Konflikte erkennbar. Bestimmte Konflikte können berechtigte Nutzer ausdrücklich bestätigen. Fällige Geräteprüfungen sind Hinweise, die der Betrieb bewerten muss.
Sind alle gezeigten Funktionen sofort eingerichtet?
Die Fallstudien zeigen die aktuelle dokumentierte Produktdemo. Sichtbare Bereiche hängen von Version, Modulen und Rechten ab. KI, RFID, Kundenportal, Versand, automatische Läufe und Stripe benötigen die passende Einrichtung. Dies wird für Ihren Betrieb in der Demo geklärt.
Sind Deckungsbeitrag und Zahlungsimport eine vollständige Buchhaltung?
Die Kosten- und Ertragsansicht arbeitet mit hinterlegten Daten und weist auf fehlende Angaben hin. Sie ist keine vollständige Gewinnrechnung. Ein CSV-Zahlungsimport erstellt prüfbare Vorschläge; Buchungen werden bestätigt. Er ist kein automatischer Bankzugriff.
Wie beginnt die Einführung?
Zuerst werden Ihr Arbeitsablauf und die benötigten Bereiche besprochen. Danach folgen Stammdaten, Rollen, Arbeitszeiten, Objekte und ein kontrollierter Probeeinsatz. Dokumente, Portal, Geräte, Material und optionale Anbindungen werden entsprechend Ihrem Bedarf eingerichtet.
Was kostet PlanWork?
Das bestehende All-in-one-Paket kostet 100 € pro Monat inklusive 15 Mitarbeitenden; jede weitere Person kostet 5 € monatlich. Die Basiseinrichtung ist inklusive. Für die fiktiven Größen ergeben sich rechnerisch 115 € für 18 und 100 € für 14 Mitarbeitende.
Ihr eigener Ablauf
Wie würde Ihr Betrieb in PlanWork arbeiten?
Zeigen Sie uns einen typischen Auftrag, Ihre Teamgröße und die wichtigsten Planungsfragen. In einer Demo besprechen wir den Ablauf und die benötigte Einrichtung.
PlanWork-Musterbetrieb Bau & Montage · fiktive Demodaten · Produktaufnahmen vom 3. Oktober 2026.