PlanWork Praxisratgeber
Reinigungssoftware auswählen: 6 Fragen vor der Kaufentscheidung
Excel ablösen oder den bestehenden Ablauf verbessern? Prüfen Sie Einsatzplanung, Zeiterfassung, Einführung und Gesamtkosten anhand von sechs konkreten Demo-Fragen.
Eine Reinigungssoftware muss im Arbeitsalltag bestehen: bei wiederkehrenden Objekten, kurzfristigen Ausfällen und der Übergabe von Arbeitszeiten ans Büro. Für die Auswahl reicht deshalb eine Liste mit Funktionen nicht aus. Entscheidend ist, ob Ihr Team einen typischen Ablauf nachvollziehbar abbilden kann und ob Aufwand und Kosten für Ihren Betrieb passen.
Dieser Leitfaden stammt von Haider-IT, dem Anbieter von PlanWork – Software für Reinigungsfirmen. Die sechs Fragen helfen Ihnen beim Vergleich verschiedener Programme für Ihren Betrieb.
Wann lohnt sich der Wechsel von Excel zur Reinigungssoftware?
Eine Tabelle kann ausreichen, solange Zuständigkeiten klar sind, wenige Personen planen und Änderungen zuverlässig bei allen Betroffenen ankommen. Eine neue Anwendung ist kein Selbstzweck. Prüfen Sie einen Wechsel, wenn Sie regelmäßig dieselben Informationen mehrfach pflegen oder Änderungen zwischen Einsatzplan, Zeiterfassung und Büro verloren gehen.
- Mehrere Personen bearbeiten unterschiedliche Versionen des Einsatzplans.
- Bei Ausfällen ist unklar, welche Objekte oder Folgetermine betroffen sind.
- Arbeitszeiten müssen vor jeder Abrechnung mühsam einem Objekt zugeordnet werden.
- Objektinformationen und Rückmeldungen verteilen sich auf E-Mails, Chats und Ordner.
- Der aktuelle Ablauf hängt vom Wissen einer einzelnen Person ab.
Notieren Sie zunächst zwei konkrete Probleme. „Wir möchten digitaler werden“ ist schwer zu prüfen. „Das Büro soll erkennen, welchem Einsatz ein Zeiteintrag zugeordnet ist“ lässt sich in einer Demo zeigen.
Sechs Fragen, die in jede Software-Demo gehören
1. Lässt sich eine typische Reinigungswoche abbilden?
Verwenden Sie einen anonymisierten Beispielsfall mit wiederkehrenden Einsätzen, unterschiedlichen Objekten und den tatsächlich benötigten Rollen. Lassen Sie nicht nur eine fertige Kalenderansicht zeigen. Prüfen Sie, wie ein Einsatz angelegt, geändert und wiedergefunden wird. Ihre Objektleitung sollte den Ablauf erklären können, nachdem sie ihn gesehen hat.
2. Was passiert bei einem kurzfristigen Ausfall?
Ändern Sie im Beispiel eine Verfügbarkeit und prüfen Sie die betroffenen Einsätze. Welche Information sieht die planende Person? Wer entscheidet über die Vertretung? Wie werden Änderungen an wiederkehrenden Einsätzen behandelt? Für die Vorbereitung hilft unsere Checkliste zur Einsatzplanung in der Gebäudereinigung.
3. Wie kommen Arbeitszeiten ins Büro?
Lassen Sie einen Zeiteintrag erfassen und anschließend prüfen oder exportieren. Klären Sie, welche Erfassungswege aktuell verfügbar sind und welche Geräte dafür benötigt werden. Nennen Sie das Dateiformat, das Ihre Lohnverrechnung benötigt, und lassen Sie sich einen passenden Export zeigen.
4. Welche Informationen brauchen Kunde, Objektleitung und Büro?
Besprechen Sie Zugriffsrechte anhand von Rollen. Nicht jede Person benötigt dieselben Dokumente oder Übersichten. Prüfen Sie beispielsweise, welche Rückmeldung zu einem Objekt gehört und wer sie bearbeiten soll. Für einen neuen Standort ist unsere Checkliste zur Objektübernahme ein geeigneter Ausgangspunkt.
5. Was kostet der vollständige Einsatz?
Vergleichen Sie Angebote für denselben Umfang. Halten Sie laufende Nutzung, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, eventuell benötigte Hardware und vereinbarten Support getrennt fest. Fragen Sie nach Laufzeit, Kündigung, Datenexport und Erweiterungen. Ein niedriger Einstiegspreis allein sagt wenig darüber aus, ob Ihre benötigten Abläufe enthalten sind.
All-in-one-Paket: 100 € pro Monat inklusive 15 Mitarbeitenden. Jede weitere Person kostet 5 € monatlich. Basiseinrichtung inklusive. Alle Preise und Leistungen →
Eine persönliche Demo zeigt, wie die benötigten Abläufe zusammenpassen.
6. Wer übernimmt die Einführung?
Benennen Sie eine verantwortliche Person auf Ihrer Seite. Klären Sie, welche Stammdaten vorbereitet werden müssen und mit welchem Ablauf Sie beginnen. Ein überschaubarer erster Anwendungsfall macht offene Fragen sichtbar, bevor weitere Bereiche umgestellt werden. Vereinbaren Sie auch, woran Sie gemeinsam erkennen, dass der Ablauf ausreichend funktioniert.
Den heutigen Aufwand mit eigenen Zahlen sichtbar machen
Schätzen oder messen Sie für eine normale Arbeitswoche, wie viel Zeit in wiederholte Abstimmung und Nachbearbeitung fließt. Unser Aufwandrechner für Reinigungsbetriebe rechnet Ihre Minuten pro Tag, Arbeitstage pro Monat und Ihren internen Stundensatz in einen monatlichen Zeitaufwand und dessen rechnerischen Wert um.
Das Ergebnis beschreibt Ihren angegebenen heutigen Aufwand. Es ist weder eine Einsparungszusage noch der Preis von PlanWork. Prüfen Sie erst in einer Demo und einem vereinbarten Testablauf, welcher Teil tatsächlich verändert werden kann. Auch Einführung und laufende Nutzung kosten Zeit.
Eine kurze Entscheidungsvorlage für Ihren Betrieb
Beantworten Sie diese Punkte gemeinsam mit Objektleitung und Büro. Für einen Angebotsvergleich können Sie die Antworten in Ihre eigene Vorlage übernehmen:
- Unser wichtigster Ablauf: Welche konkrete Aufgabe soll besser funktionieren?
- Unsere Muss-Anforderungen: Welche zwei oder drei Punkte entscheiden über die Eignung?
- In der Demo geprüft: Was wurde mit einem nachvollziehbaren Beispiel gezeigt, was blieb offen?
- Verantwortung: Wer nutzt die Lösung, wer entscheidet und wer begleitet die Einführung?
- Vollständige Kosten: Welche laufenden und einmaligen Positionen enthält das Angebot?
- Nächster Schritt: Welche offene Frage wird bis wann und durch wen geklärt?
Eine offene Muss-Anforderung ist ein Grund für eine Rückfrage. Sie sollte nicht als bereits erfüllte Funktion in die Entscheidung eingehen.
PlanWork anhand Ihres Betriebsablaufs prüfen
PlanWork verbindet Einsatzplanung, Mitarbeiter, Kunden und Objekte mit Arbeitszeiterfassung. Hinzu kommen unter anderem Angebote, Rechnungen und ein optionales Kundenportal. Welche Bausteine, Erfassungswege und Einrichtung zu Ihrem Betrieb passen, wird im persönlichen Gespräch geklärt.
Ihre E-Mail-Adresse genügt. Firma und Planungsfrage sind optional.
Wir melden uns persönlich und besprechen Ihre Fragen. Die Demo-Anfrage ist unverbindlich.
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Produktangaben geprüft am 30. September 2026. Herausgeber: Haider-IT, Anbieter von PlanWork.